De praktijk

Case Samenwerken op afstand

Bij een internationaal opererende organisatie waren veel teams internationaal georganiseerd. Samenwerking verliep stroef. eigenlijk werd alleen voortgang gerealiseerd wanneer de teamleden gedurende een paar dagen op één locatie bij elkaar kwamen. Hierdoor werden beoogde resultaten niet gehaald.

DistantTeamwork begeleidde de teams om ook op afstand samen te kunnen werken. Dat betekende dat de deelnemers in een workshop leerden hoe te werken op afstand: aspecten zoals het managen, afspraken maken, het belang van elkaar ontmoeten afwisselen met virtuele bijeenkomsten. Resultaat was dat de teams tegen lagere reiskosten en minder reistijd in een kortere doorlooptijd hun doelen wisten te realiseren.

Case Videoconferencing

Bij een multinational werd videoconferencing dat 10 jaar eerder was geïntroduceerd nauwelijks gebruikt. Medewerkers waren niet op de hoogte van de beschikbaarheid en videoconferentie had de naam technisch onbetrouwbaar te zijn.

Case Globalisatie en strategie

Globalisering en informatisering hebben grote gevolgen voor organisaties. Ze worden platter, formele en informele netwerken spelen een steeds belangrijker rol. De strategie en het beleid van de organisatie is vaak onvoldoende afgestemd op de nieuwe werkvormen en belemmeren daarmee een doorgroei van de organisatie.

In een aantal strategiesessies heeft DistantTeamwork samen met de organisatie een aantal beleidsaanpassingen doorgevoerd op het gebied van security, informatie uitwisseling en werkwijzen waardoor op projectteams beter konden samenwerken.

Case Informatiedelen via Teamworkplaces

Voor projectteams is het belangrijk dat informatie beschikbaar en toegankelijk is voor alle betrokken partijen. Hiervoor zijn in de markt diverse typen teamworkplaces (voorbeelden zijn Microsoft Sharepoint, IBM Lotus Quickplace, Projectplace) beschikbaar die het beheren en managen van documenten ondersteunen, gezamenlijk agenda’s beheren mogelijk maken en een discussie forum aanbieden. Deze informatie is dan via het Internet of Intranet toegankelijk.

Succesvol toepassing van een Teamworkplace vereist dat beheer en gebruik in de werkprocessen en de cultuur van het projectteam zijn geïntegreerd. Gebeurt dat niet dan is de ervaring dat de toepassing na enige tijd niet is bijgewerkt en geen toegevoegde waarde meer heeft voor het team. DistantTeamwork begeleide diverse projectteams bij de introductie van deze teamworkplaces waarbij door aandacht te besteden aan de afspraken rond samenwerking, het structureren van de database en het introduceren van werkprocessen aansluitend op de cultuur van het team.