HET NIEUWE WERKEN: DE ORGANISATIE VAN DE TOEKOMST

Jeroen van der Velden

Context

Omgaan met verandering is een van de belangrijkste uitdagingen voor  de organisatie van de 21e eeuw. Terwijl Google pas haar 10-jarig bestaan heeft gevierd, het Internet nog maar 15 jaar breed toegankelijk is, zien we dat deze technologische innovaties de manier van zaken doen en organiseren drastisch hebben veranderd.  Traditionele wijzen van organiseren en inrichting van werk de grenzen van hun effectiviteit hebben bereikt. We zien een nieuwe generatie van medewerkers opstomen opgegroeid met het Internet, er zijn snelle en uitgebreide netwerken die tijd- en plaatsonafhankelijk samenwerken  mogelijk maken, en er is sprake van een krimpende beroepsbevolking in de komende decennia. Een aantrekkelijke organisatie zijn voor medewerkers is essentieel om te kunnen groeien.

Visie

• Een blijvende motiverende en ondersteunende werkomgeving voor kenniswerkers is een omgeving waarin plaats en tijdonafhankelijk kan worden gewerkt, ruimte is voor eigen initiatief en ontplooiing en door gedeelde waarden en normen de behoeften van de medewerker en van de organisatie samengaan.
• Dat is te realiseren door een integrale aanpak waarin mensen, cultuur, organisatie en technologie zich in samenhang ontwikkelen.
• Het resultaat is toename in de arbeidssatisfactie en prestaties van medewerkers.

Veel organisaties beseffen al dat anders kijken naar en inrichten van werk noodzakelijk is om ook in de toekomst succesvol te zijn. In sectoren variërend van  finance (bv. Reaal, Rab, Interpolis),  telecom (Vodafone), voeding (Heineken), overheid (Belastingdienst) tot software (Microsoft) is of wordt geëxperimenteerd met nieuwe manieren van werken. Hoewel iedere organisatie een eigen aanpak heeft zien we een aantal terugkomende thema’s  rond die nieuwe manieren van werken die hier in de tabel worden weergegeven.

 

	VAN	NAAR
Mensen	autonoom	zelfsturend
Organisatie	hierarchisch	plat
Gedrag	afwachtend	proactief
Technologie	standalone	netwerk
Management	sturend	coachend
Verandering	instrumenteel	organisch
Proces	input	output

      
 Het nieuwe werken focust op mensen en prestatie. Een belangrijke hefboom voor de prestatie is dat de medewerker productiever wordt door de gegeven ruimte om zijn werk in te vullen te vergroten.
Om tot goede resultaat te komen is samenwerken steeds belangrijker. Onderlinge afhankelijkheid tussen medewerkers bij het uitvoeren van taken wordt groter. Kenmerk is dat die samenwerking tijd- en plaatsonafhankelijk is.
Grenzen vervagen: tussen klanten en producenten, tussen medewerkers onderling, tussen organisaties en tussen werk en privé. Transparantie maakt dat alles wat er gedaan wordt zichtbaar is voor de buitenwereld. Dit vereist dat iedereen binnen een organisatie een goed besef heeft van wat kan en niet kan.
 

AANDACHTSPUNTEN BIJ IMPLEMENTATIE

• Integraal aanpakken van de informatietechnologie, de organisatie, de cultuur en de medewerkers is van cruciaal belang. Alleen op die wijze wordt meerwaarde gerealiseerd.
• Houd rekening met waar de organisatie vandaan komt. Het Nieuwe werken is niet van de ene op de andere dag ingevoerd. Begin klein en schaal op. Monitor en analyseer de meest kansrijke samenwerkingsverbanden. Experimenteer en start pilots met de zogenaamde believers en voorlopers.
• Het Nieuwe werken is iets van de hele organisatie: alleen door voldoende draagvlak van zowel management als medewerkers is deze verandering te realiseren.  Belangrijke begrippen daarbij zijn: vertrouwen, willen, kunnen en durven.
• Samenwerkingsondersteunende informatietechnologie dient te worden geselecteerd en geïntroduceerd in nauwe afstemming met de eindgebruikers. Inventariseer bestaande en gewenste werkstijlen, besteed aandacht aan leiding geven aan virtueel werkende teams en samenwerken op afstand.

Case Belastingdienst De Belastingdienst werkt verspreid over 17 landelijke regio’s met 30.000 medewerkers. Project Beter samenwerken richtte zich op betere kennisdeling en samenwerking op afstand door; het inzetten van toegankelijke systemen, het introduceren van nieuwe werk- en organisatievormen, het ontwikkelingen van nieuwe services en het ondersteunen van landelijke samenwerkingsvormen om de nieuwe werkvormen eigen te maken. In de aanpak waren drie stromen van verandering te onderscheiden. Het creëren van bewustzijn binnen de organisatie van de effecten van nieuwe manieren van werken op beleid en gedrag. De uitrol van communicatie en informatietechnologie (videoconferencing, Wiki’s, Instant Messaging, Webconferencing, etc. )  Het begeleiden van teams, afdelingen om andere manieren van samenwerken toe te passen. In totaal hebben er 15 pilots plaatsgevonden. Gaandeweg het traject zijn de best practices naar andere groepen binnen de dienst gecommuniceerd en zijn de IT toepassingen organisatiebreed uitgerold.

                                 

Case Heineken   Als Internationaal bedrijf voelde Heineken International zich geconfronteerd met inefficiënte en ineffectieve samenwerkingsvormen, hoge reiskosten en lange reistijden.  Met het programma New Ways of Teamworking dat vanuit de raad van bestuur werd geïnitieerd zijn wereldwijd hulpmiddelen geïntroduceerd die samenwerking, communicatie en informatie-uitwisseling ondersteunen. Met een multidisciplinair interventieteam werd deze vorm van samenwerken uitgerold. In een multidisciplinair programma werd in samenwerking met de Heineken University de IT afdelingen, verschillende managementteams waaronder Marketing, R&D en verschillende OPCO’s begeleiding geven aan teams om effcienter en effectiever samen te werken en kennis te delen. Kenmerkend is de integrale aanpak waar technologie, organisatie, teams en cultuur in samenhang werden ontwikkeld.